Der GmbH-Shop: Praxisratgeber für erfolgreiche GmbH-Geschäftsführer
Tipps, News & aktuelle Urteile für Ihr Unternehmen:
Rechnung für 2009 kommt erst Mitte 2010 Nun gibt es einige Ausgaben, die schon 2009 angefallen sind, für die die GmbH die Abrechnung aber erst im Laufe des Jahres 2010 erhalten wird. Gerade Betriebskostenrechnungen für Mietimmobilien – vor allem für Heiz- und Stromkosten – kommen nicht selten erst Mitte des Jahres, wenn Sie den Jahresabschluss für die GmbH längst aufgestellt haben. Zwar leistet die GmbH Abschlagzahlungen. Aber die genaue Höhe der Kosten steht natürlich erst mit der Abschlussrechnung fest. Für solche Fälle bilden Sie Rückstellungen in der GmbH-Bilanz.<br /><br />Die Finanzämter prüfen Rückstellungen jedoch immer sehr kritisch. Denn sie wissen: Eben weil die genaue Höhe der Kosten ungewiss ist, besteht auch Gestaltungsspielraum. Sie könnten die Kosten höher ansetzen als sie tatsächlich sind. Deshalb kürzen die Finanzbeamten Rückstellungen des Öfteren.
Höhe der Kosten durch Belege früherer Jahre glaubhaft machen
Um dem vorzubeugen, achten Sie darauf, dass die angesetzten Werte plausibel sind. Bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen wie Betriebskosten können Sie das z.B. durch Abrechnungen früherer Jahre oder Nachweise von Zählerständen belegen. Nicht ausreichend ist dagegen, wenn Sie die Kostenhöhe nur behaupten oder Abrechnungen und Verträge anderer Unternehmen als Vergleichsmaßstab nehmen (FG Berlin-Brandenburg, 24.6.2009, Az: 12 V 12238/08).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Finanzamt verlangt die Vorlage von Original-Rechnungen Selbst wenn die Ausgaben bereits gebucht sind: Um die Umsatzsteuer daraus geltend machen zu können, muss Ihre GmbH die Original-Rechnung vorhalten. Das prüft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung oder – möglicherweise sogar unangekündigt – bei einer Umsatzsteuer-Nachschau. Sind die Belege dann nicht aufzufinden, wird das Finanzamt die Vorsteuer zurückverlangen. Selbst wenn es oft nur Rechnungen mit kleinen Beträgen sind, können die sich schnell zu einer beachtlichen Summe addieren. Schon bei einem Bruttobetrag von 1.000 Euro geht es immerhin um einen Umsatzsteuerbetrag von knapp 160 Euro.
Nachweis durch Rechnungskopie ist möglich
Zum Glück haben die Richter am Finanzgericht München offenbar Verständnis für die Situation von Unternehmern. Dass eine Original-Rechnung verloren gehen kann, billigen auch sie. Der Vorsteuerabzug kann aber trotzdem erhalten bleiben. Entscheidend ist, dass die Original-Rechnung im Zeitpunkt des Besteuerungszeitraums vorgelegen hat. Das mu¨ssen Sie allerdings belegen können (FG Mu¨nchen, 21.1.2009, Az: 14 K 2093/08). Möglich ist das z.B., wenn Sie eine Kopie der Original-Rechnung archiviert haben oder vom Rechnungssteller ein Duplikat anfordern.
Übrigens: Ein Eigenbeleg anstelle einer verlorenen Rechnung genügt zwar, um eine Betriebsausgabe zu belegen. Für einen Vorsteuerabzug reicht ein Eigenbeleg aber nicht aus.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
GmbH verzichtet mit der Entlastung auf Schadenersatzforderungen Im Fernsehen konnten Sie die Jahresrückblicke 2009 schon seit Anfang Dezember sehen. In der GmbH dauert es erfahrungsgemäß etwas länger, bis – im wahrsten Sinn des Wortes – „Bilanz“ gezogen wird. In vielen GmbHs liegt der wirtschaftliche Jahresabschluss frühestens im März oder April vor. Und bis die Gesellschafter dem Jahresabschluss zugestimmt haben, dürfen in kleinen GmbHs sogar bis zu 11 Monate vergehen. Das sind aber Maximalfristen, die Sie möglichst nicht ausreizen sollten. Im eigenen Interesse stellen Sie den Jahresabschluss so schnell wie möglich auf und rufen eine Gesellschafterversammlung ein, die den Abschluss feststellt. Denn in derselben Versammlung erteilen die Gesellschafter Ihnen für Ihre Tätigkeit als Geschäftsführer eine Entlastung. Sie billigen also Ihre Entscheidungen, die Sie für die GmbH getroffen haben. Das bedeutet fu¨r Sie: Die GmbH kann dann keine Forderungen mehr wegen Pflichtverletzungen gegen Sie geltend machen! Die Entlastung bietet Ihnen also Schutz vor persönlicher Haftung.
Tipp: Der Verzicht auf Schadenersatzforderungen betrifft allerdings nur Vorgänge, die der Gesellschafterversammlung vor dem Entlastungsbeschluss bekannt waren. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie deshalb die Gesellschafter möglichst umfassend u¨ber alle relevanten Vorgänge unterrichten, insbesondere u¨ber Geschäfte mit hohem finanziellen Risiko.
Reine Gefälligkeitsentlastungen sind Anfechtbar
Die Entlastung darf aber keine reine Gefälligkeit der Gesellschafter-Mehrheit sein. Wird die Entlastung erteilt, obwohl dem Geschäftsführer grobe Pflichtverletzungen nachgewiesen wurden, ist der Beschluss im Nachhinein noch anfechtbar, wenn
die Gesellschafter zum Zeitpunkt des Entlastungsbeschlusses noch gar nicht beurteilen konnten, wie schwerwiegend die Pflichtverletzung war (Entschluss zur Unzeit), und
die Entlastung nur dazu dient, den Geschäftsfu¨hrer aus der Verantwortung zu nehmen (BGH, 4.5.2009, Az: II ZR 169/07).
Es ist also wichtig, dass Sie den Gesellschaftern die relevanten Unterlagen nicht nur vollständig, sondern auch fru¨hzeitig vor der Gesellschafterversammlung zur Verfu¨gung stellen, damit sie sich ausreichend damit auseinandersetzen können. Andernfalls bietet eine Entlastung Ihnen keine wirkliche Rechtssicherheit! Sie müssen dann noch mindestens einen Monat lang (Anfechtungsfrist) befürchten, dass die Entlastung wieder aufgehoben wird und gegen Sie doch noch Schadenersatzforderungen erhoben werden.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Praxis-Tipps für Unternehmer für Ihre tägliche Arbeit kostenlos per E-Mail direkt auf Ihren Schreibtisch:
Fügen Sie diese Seite zu Ihren 'Favoriten' bzw. 'Lesezeichen' hinzu und ab sofort können Sie Ihre Informations-Plattform rund um Ihr Unternehmen schneller und bequemer erreichen.
