Briefe & E-Mails 03.02.2011

Terminbestätigung: So vereinbaren Sie Termine per E-Mail professionell

Das reibungslose Terminmanagement für Ihren Chef ist Ihr tägliches Brot. Dabei werden Sie den Großteil der Termine, die Sie vereinbaren, per E-Mail bestätigen. Denn diese Form der Terminbestätigung ist der schnellste und unkomplizierteste Weg bei der Terminabsprache. Mündliche Terminabsprachen dagegen sind immer gefährlich, weil Sie – falls irgendetwas einmal nicht klappt – keine Terminbestätigung haben, die beweisen könnte, dass der Termin so und nicht anders abgesprochen war.

Für ein reibungsloses Terminmanagement  werden viele Termine über die Outlook-Funktion vereinbart. Das ist auch völlig in Ordnung. Was interne Termine anbelangt, die Sie womöglich vorher schon besprochen haben, kann dies und sogar die Terminbestätigung unter Umständen auch kommentarlos geschehen. Wenn Sie allerdings Termine mit Kunden und externen Geschäftspartnern vereinbaren, sollten Sie immer daran denken, dass Sie auch mit einer knappen Terminbestätigung per E-Mail eine Visitenkarte Ihres Unternehmens, Ihres Chefs und natürlich von sich selbst abgeben. Deshalb sind ein oder zwei verbindliche Sätze zusätzlich zur E-Mail-Einladung per Outlook oder mit der Terminangabe im Mailtext ein Muss. In dieser Tabelle aus der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell haben wir für Sie weniger gelungene, den zeitgemäßen und professionellen Terminbestätigungen gegenüber gestellt.

Damit Sie in Zukunft bei Ihren Terminvereinbarungen und den Terminbestätigungen keine wichtigen Angaben vergessen, gehen Sie immer kurz diese Office Korrespondenz aktuell-Checkliste durch, bevor Sie eine Termineinladung oder Terminbestätigung versenden. Sicher sind nicht immer alle der folgenden vorgeschlagenen Angaben notwendig. Trotzdem haben Sie mit dieser Checkliste immer eine gute Gedächtnisstütze für Ihre Terminbestätigungen.

Neugierig geworden auf mehr solcher kurzen Praxis-Tipps? Dann kann ich Ihnen Office Korrespondenz aktuell nur sehr empfehlen. Denn die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie nur hier ...


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