Geschäftsbriefe, Korrespondenz 28.03.2011

Elegant entschuldigen für die verspätete Antwort

 

Wenn ein Brief ein paar Tage zu spät herausgeht ...

Liebe Leserin, lieber Leser,

als Selbstständiger haben Sie viel zu tun - da müssen Sie täglich Prioritäten setzen. Das ist nicht immer einfach, vor allem, wenn Sie keine Mitarbeiter haben, an die Sie beispielsweise Ihre Korrespondenz delegieren können.

Manchmal ist es auch so, dass Lieferanten und Geschäftspartner Ihnen die notwendigen Informationen nicht rechtzeitig zuliefern und Sie Briefe und E-Mails deshalb nicht schnell beantworten können.


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Zu spät herausgegangene Briefe oder E-Mails enthalten dann häufig Floskeln wie diese:

Sehr geehrte Frau Müller, ich bitte um Entschuldigung, dass ich erst jetzt dazu komme, Ihnen zu antworten.

Gut, dass man sich für die Verspätung entschuldigt. Schlecht ist die Formulierung "erst jetzt", weil sie das Negative noch verstärkt.

So bitte auch nicht:

Sehr geehrte Frau Müller, entschuldigen Sie die verzögerte Beantwortung Ihrer Anfrage.

Diese Formulierung ist schlimm. Zwar entschuldigt man sich, jedoch ist die Wortwahl nicht für eine zeitgemäße Korrespondenz geeignet.

Die "verzögerte Beantwortung" erinnert an distanziertes Beamtendeutsch.

Damit bringen Sie nicht zum Ausdruck, dass es Ihnen wirklich leid tut, dass Sie nicht schneller reagiert haben.

Besser ist es so:

Guten Tag, sehr geehrte Frau Müller, entschuldigen Sie, dass ich nicht schon früher dazu gekommen bin, Ihnen zu antworten.

Das Wörtchen "verzögert" wurde durch "nicht schon früher dazu gekommen" ersetzt. Ein negatives Wort wurde hier durch eine positive Formulierung ersetzt; dadurch wirkt der gesamte Satz positiv und ernst gemeint.

Oder so:

Sehr geehrter Herr Dr. Müller, ich hätte Ihnen gern schon früher auf Ihre E-Mail geantwortet. Jetzt habe ich alle Informationen, sodass Sie alles zusammen erhalten.

Oder so:


Wenn Sie den Geschäftspartner gut kennen und wissen, dass er viel Humor hat und Sie sich trauen, können Sie es mit dieser lustigen Variante versuchen:

Sehr geehrter Herr Müller, bei meiner großen Schreibtisch-Aufräumaktion fand ich in einem bisher unentdeckten Hohlraum Ihr Schreiben. Nach der Freigabe durch die Archäologen konnte ich es endlich beantworten. Ich danke für Ihr Verständnis.

Herzliche Grüße

Astrid Engel
Onlineredakteurin KomMa-net.de - Unternehmensbereich


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